Manejo de inventarios: claves para una gestión efectiva.

31-03-2025

El control de stock es fundamental para cualquier negocio, ya que permite conocer el estado de los productos y mejorar su organización para venderlos. En Facturero Móvil nos preocupamos por tu aprendizaje y hemos creado este blog con información y datos clave para optimizar tu gestión y resolver tus dudas sobre administración de existencias. Pero tu dirás, no se supone que FM ¿hace solo facturas? Pues no, te ayudamos también con tu inventario y esto es porque la gestión de inventarios se relaciona completamente con la facturación electrónica, de hecho, la combinación de herramientas te volverá un experto y tendrás ventaja ante tus competidores. Así que no se diga más vamos por ello, empecemos.

Ilustración 1 Foto de Tiger Lily de Pexels

Cuando reflexionamos sobre nuestro emprendimiento, ese proyecto que iniciamos con esfuerzo y dedicación, buscamos protegerlo, dotarlo de herramientas para su crecimiento y, como recompensa, alcanzar el éxito. Por eso es importante que a nuestra pyme la organicemos de manera segura, entendible y por que no sencilla. Aquí nace la necesidad de conocer y manejar de una manera óptima cada uno de los ítems que ofrecemos a nuestros clientes, a eso le llamamos gestión de inventarios.

¿Qué es un inventario? Definición y su importancia empresarial

Si queremos manejarlo correctamente debemos saber que significa, para los mas detallistas, aquí está el significado etimológico:

Según Etimologías de Chile la palabra se origina del latín “inventarium” que básicamente significa “lista o catálogo de cosas” (fuente); fácil ¿no?

Ya tenemos la explicación formal, la sabes y esto te servirá para que cuando sea necesario lo comentes en la mesa y puedas demostrar tu intelecto superior, ahora vamos a lo fácil lo sencillo y directo eso que nos hace entender aún más simple.

El inventario es un grupo de bienes materiales que van desde algo diminuto como una tuerca o cosas grandes como autos o propiedades y su función principal es servir para la producción de un negocio o para la venta directa. Dentro de un inventario podrás encontrar materias primas, herramientas, manufacturas terminadas, alimentos, productos de salud, etc. Una lista infinita tal vez, pero que deberá ser contada para llevar el control y por supuesto existen varios tipos de inventarios así cada industria puede darse los modos pertinentes para ser sistemáticos.

Tipos de inventarios: ¿cuál usar según tu modelo de negocio?

Si hablamos de tipos o clases de inventarios podemos mencionar una amplia lista según su utilidad o campo, pero sabemos que a ti te interesan los más prácticos y utilizados por eso recopilamos los que creemos que te serán de mayor utilidad, después de esto reconocerás las clases y podrás utilizarlos según tu necesidad.

Inventario Perpetuo: Es el inventario general, se lleva o hace acorde a las existencias reales o tangibles del almacén o negocio, tiene un registro detallado como el precio y el número de unidades que existen. Este registro es clave para elaborar estados financieros, ya sea de forma mensual, trimestral o semestral según lo requiera tu empresa o tu jefe gruñón. Con la facturación electrónica hoy en día es más fácil llevar noción de algunas existencias, es decir su utilidad puede ser combinada para tu beneficio.
Inventario de Materia Prima: Si tu emprendimiento o negocio se encarga de fabricar productos desde cero, deberás conocer este tipo de manejo de inventarios. Para la fabricación de muebles, ornamentas, útiles de oficina o demás. Tu emprendimiento deberá tener un registro de las materias primas que utilizas esto te permitirá a ti o a tus colaboradores tener una noción segura de lo que hace falta, No queremos que tu proceso de fabricación se detenga por la falta de un insumo esencial, así que registrar cada elemento existente de materiales primarios te permitirá controlar y tomar decisiones óptimas para que tu Pyme no pare.
Inventarios Estacionales: ¿Qué te viene a la mente al pensar en estaciones? Lo más seguro es que pienses en temporadas típicas del año, San Valentín, el día de la madre, navidad, etc. Pues sí, hay inventarios que se centran en controlar la cantidad de stock que tiene tu inventario para dicha fecha específica, si vendes productos varios, seguro querrás estar alerta para que cuando llegue Halloween tengas abastecimiento de máscaras o maquillaje que sabes que tus clientes necesitarán. Para este caso te recomendamos organizar un calendario que te permita anticiparte a las fechas especiales y puedas tener un registro así podrás producir más unidades o adquirirlas. Básicamente es la solución para las necesidades estacionales de tus clientes.
Inventario en Proceso: Dentro de este grupo podemos entender, que son provisiones que se agregarán según la mano de obra aplicada. Imagina que estás haciendo galletas. Para reconocer el inventario en proceso vamos nombrarlo como "la mezcla para las galletas", la mezcla es materia prima en proceso que no es materia prima pero tampoco es un producto terminado, en otras palabras, son todos los elementos que están en un proceso de fabricación.
Inventario Final: Esta es una gestión efectiva que la utilizarás para finalizar tu año. Es decir es un recuento en números de todo lo que te queda al finalizar un periodo o temporada, su utilidad va a enfocarse en saber cómo te fue ese año y tomar decisiones que te permitan organizar el periodo o temporada venidero.

Si continúas leyendo estamos seguros de que has aprendido ya bastante y que has identificado el tipo o tipos de gestión de inventario que has usado o que posiblemente usarás. Si deseas informarte más de los tipos de inventario te recomiendo consultar el siguiente documento de Scribd: fuente.

Ilustración 2 Foto de Kampus Production de Pexels

Qué relación existe entre gestión de inventarios y Facturación Electrónica:

Bien, en anteriores post nuestros, te hemos explicado de que se trata la facturación electrónica, tu sabes, para estar al día con el SRI, la importantísima validación de facturas, etc. Ahora es fácil deducir la relación entre estos dos elementos facturación electrónica e inventarios.

Ambas herramientas se complementan para optimizar tu trabajo diario. Cuando tu vendes, emites una factura que muestra el detalle tanto en precio como unidades existentes, esta misma información es la que nutre tu inventario, de hecho, combinándolas obtendrás varios beneficios para estar en auge y compitiendo contra cualquier otra empresa o pyme, ya que sabrás el número total de existencias de tu bodega.

Tu servicio al cliente mejorará al asegurar la disponibilidad de los productos, alguna vez ofreciste un producto y luego tuviste que decir “se me ha terminado”. Es posible que si te haya pasado, porque son situaciones comunes que pueden darse. Cuando tu cliente recibe una negativa, cambia de humor, se va y quizás no regrese, no queremos pasar por esto por eso tener un buen stock y ser consiente de el, te permitirá brindar información actualizada a tus clientes y, créeme que tus compradores se quedarán satisfechos y querrán volver.

Facturero Móvil: la solución óptima que integra inventarios y facturación electrónica

Por suerte existe una plataforma que te brinda la alternativa de llevar un control total de tu inventario, además de ayudarte a organizar tu facturación electrónica, Facturero Móvil te ayuda a estar pendiente de tus obligaciones tributarias, a cumplir las reglas del SRI y por supuesto a conocer como evitar el desabastecimiento de tu stock. Al llevar un registro en nuestra plataforma podrás disfrutar de todas las ventajas que te hemos contado en este blog en cuanto a inventarios. Es sencillo, como emprendedor, jefe, dueño de negocio,etc. Buscas estar en las mejores manos y esa es nuestra carta de presentación, lo tenemos todo por eso somos tu herramienta financiera ideal.

Conclusión:

El conocimiento y uso eficiente de los sistemas de stock en pymes son claves para fortalecer y hacer crecer tu negocio, de ese modo perfeccionarás la utilidad de tus recursos, si o si tu atención al cliente mejorará y verás resultados a corto y largo plazo. Utilizar plataformas como Facturero Móvil te ayudarán a ahorrar tiempo y serás de los empresarios que destaque por innovar en su gestión.